Beste certificaathouder BRL 9500
U heeft reeds een kwaliteitshandboek op basis van de BRL 9500. Dit voldoet aan de geldende eisen van de BRL 9500. Anders was u niet gecertificeerd.
Ook ik ben begonnen met een standaard handboek bij te houden via een tekstverwerker als bijvoorbeeld Word en lijsten bij te houden in Excel. Maar langzamerhand miste ik toch een aantal onderdelen.
Bijvoorbeeld een signaal als een document of een registratie verlopen. gewoon even een email die je helpt herinneren van een openstaande actie. Het niet actueel hebben van de laatste stand van zaken rondom wet- en regelgeving. “O ik wist niet dat de richtlijn of de ISSO moest verwerken in het handboek”.
Zomaar een paar voorbeelden van de dagelijkse gang van zaken voor een beheerder van het kwaliteitssysteem.
Maar kan het niet slimmer en makkelijker?
Na een tijdje zoeken kwam ik op een slim platform uit, gebouwd door Nederlandse IT-ers en consultants, wat prima geschikt was voor het maken en uitgeven van handboeken.
Het platform levert standaard templates van handboeken inclusief registratieformulieren. Daarnaast is het modulair en uitbreidbaar met veel reeds bestaande normen en richtlijnen.
Ik ben op dit platform het kwaliteitshandboek voor de BRL 9500 gaan opzetten. Als de tekst van de BRL wijzigt, door een nieuw wijzigingsblad, pas ik de normtekst aan van de BRL aan en geef de klanten aan wat zij aan hun teksten van het handboek moeten veranderen. een keurig was wordt lijst geeft aan wat de wijzigingen zijn en waar deze te veranderen.
Hoe werkt het slimme handboek?
Zoals aangegeven worden de teksten van de richtlijn door mij aangepast en bijgehouden. U bepaalt wanneer u de overgang wenst te maken van de oude naar de nieuwe versie. Ik weet namelijk niet hoe actief u bent met het kwaliteitssysteem. De normtekst moet dus altijd gelijk lopen met de werkwijze van uw organisatie.
Voorbeeld: als in het wijzigingsblad wordt aangegeven dat een extra item in een dossier aanwezig moet zijn, kan dat wel in de norm staan maar het staat nog niet in uw eigen handboek. u bepaalt wanneer uw organisatie overgaat naar de nieuwe tekst. 1 signaal naar mij en ik zet de nieuwe tekst voor u klaar, u past uw tekst aan.
Per onderdeel, paragraaf van de BRL heb ik een stukje handboektekst gemaakt. Het voordeel is dat wijzigingen per onderdeel worden bijgehouden. Het slimme handboek houdt automatische bij welke wijzigingen van de tekst zijn gemaakt. alle gebruikers kunnen door op een knop te klikken, zien wat die wijzigingen zijn.
Kennisgeving van wijzigingen
Sommige stappen van het handboek zijn ondertekenbaar gemaakt. dit houdt in dat als deze stap wordt aangepast, gebruikers een email kunnen ontvangen dat er wijzigingen zijn gemaakt. bij het hernieuwd inloggen van de gebruiker in het handboek wordt gevraagd aan de gebruiker met deze stap akkoord te gaan en te “ondertekenen”. alle gebruikers zijn hiermee op de hoogte en in kennis gesteld.
Email bij registraties
ook wel notificaties genoemd. als organisatie stel je zelf in welke notificaties je wanneer aan wie wenst te sturen.
Openstaande acties van maatregelen als oplossing van een audit kunnen 2 keer naar de auditee gaan en de derde keer naar de beheerder van het kwaliteitssysteem. Zo zullen nooit meer acties open blijven staan of verbeteringen worden gemist.
Notificaties kunnen worden ingesteld op sturen bij toevoeging, aanpassing van een registratie, een status verandering of verloop van een datum.
Diverse standaard formulieren
Voor klachten, afwijkingen en verbeteringen, projectregistratie, auditformulieren voor hoofdstuk 5 en 6, auditformulieren voor projectcontrole, auditformulieren voor periodieke beoordeling vakbekwaamheid. Zomaar een greep uit de vele standaard formulieren.
Maar ik heb eigen formulieren en wensen!
Gelukkig is het systeem zo flexibel dat organisaties zelf formulieren kunnen (laten) maken en eigen handboeken kunnen toevoegen.
Alle medewerkers worden toegekend aan een rol binnen het systeem. Niet iedereen mag alles zomaar aanpassen of veranderen. In de rol van “beheerder” zijn heel veel opties open gezet. In de rol van “viewer” is de rol bescheiden door te kunnen kijken en invullen.